Tous les élèves qui remplissent les critères (durée de séjour de 3 mois, réciprocité, suivi des cours pendant au moins 6 semaines) peuvent demander une subvention via note plateforme en ligne: https://sauzay.ofaj.org/login
La demande doit être finalisée au plus tard un mois avant le départ de l’élève dans l’autre pays.
Comment organiser l'échange ?
1. Trouver un correspondant
La recherche d’un partenaire allemand est à entreprendre directement par l’élève intéressé avec l’appui de son école et de sa famille. Trois démarches différentes peuvent être envisagées :
- Dans le cas où il existe déjà un partenariat entre deux établissements, les échanges individuels d'élèves peuvent se dérouler dans ce cadre.
- Lorsqu´il n’existe pas de partenariat entre établissements et lorsqu’il existe un programme basé sur un accord spécifique de l’académie avec son Land partenaire, les familles des élèves intéressés peuvent prendre contact avec la Délégation académique aux relations européennes et internationales et à la coopération (DAREIC) du rectorat de chaque académie. Les DAREIC pourront alors apporter leur aide à la recherche d’un partenaire. Cette démarche exige cependant le strict respect des procédures et des délais définis par chaque rectorat. Les adresses électroniques des DAREIC sont disponibles sur la page Internet de l'éducation nationale ici ou sur les sites Internet des différents rectorats.
- S’il n’y pas d’appariement scolaire ni d'accord spécifique de l'académie, les élèvent peuvent consulter et déposer une petite annonce sur le site internet de l’OFAJ dans la rubrique « petites annonces » ici.
2. Faire valider l'échange par son chef d'établissement
Le chef d'établissement et le(s) professeur(s) concerné(s) décident ensemble de la participation à l'échange. Le texte officiel concernant les dispositions pédagogiques, juridiques et administratives du programme est disponible sur le site de l'éducation nationale ici.
Le dossier d'échange doit être imprimé en 4 exemplaires, rempli, signé par la famille et l’établissement scolaire d’origine, vous pouvez le télécharger en cliquant ici. 2 exemplaires doivent être conservés par la famille et l’établissement d’origine et 2 exemplaires doivent être envoyés à la famille d’accueil, elle en fera suivre un exemplaire à l’établissement d’accueil. Ce dossier a pour but de faciliter la communication avec les différents acteurs de l’échange. Les professeurs-tuteur et les rectorats d’académie peuvent également en demander une copie.
3. Demande de subvention OFAJ
Une subvention forfaitaire pour frais de voyage peut être accordée par l'OFAJ, en fonction des crédits dont il dispose, et si les conditions cumulatives suivantes sont remplies :
- l'échange revêt un caractère effectif de réciprocité
- la durée du séjour de l'élève et de celui de son correspondant dans le pays partenaire est : d'une durée minimale de 3 mois consécutifs (soit 84 jours dont 6 semaines au moins de scolarité); les élèves qui lors de leur séjour dans le pays partenaire sont scolarisés en 4ème (8. Klasse) peuvent réduire la durée à 2 mois s’ils le souhaitent.
- la durée minimale selon le niveau de classe doit être respectée par les deux acteurs de l'échange même si les deux séjours ne sont pas d’une durée égale.
La demande de subvention se fait en ligne via notre plateforme en cliquant ici. Pour des raisons de sécurité, l’utilisation de cette plateforme nécessite la création d’un compte au nom de l'élève avec une adresse valide et régulièrement consultée, cela peut être celle des parents. Pour la création de ce compte, vous devez devrez lire et accepter le règlement concernant la protection des données personnelles et les conditions générales d’utilisation.
Une fois toutes les informations remplies, vous pourrez imprimer votre demande de subvention qui devra être signée par le représentant légal de l’élève, l’élève lui-même et le chef d’établissement puis retournée à l’OFAJ avec les conditions de participation signées par la famille. Cet envoi doit se faire par la plateforme minimum 1 mois avant le départ de l'élève demandant la subvention.
Les demandes de subvention non transmises dans le délai indiqué ne pourront être prise en compte.
Une copie de la demande de subvention est à envoyer également au service international du rectorat de l’académie dont dépend l’établissement de l’élève.
La subvention aux frais de voyage attribuée par l'OFAJ n’est versée qu’après le séjour. Les justificatifs suivants doivent être transmis par la plateforme dans un délai d'un mois après le retour de l'élève demandeur :
- Un compte rendu de son échange de deux pages minimum, en allemand et/ou en français (format PDF, 2Mo max.)
- Une attestation de scolarité de l'établissement allemand signée et tamponnée indiquant les dates de scolarisation dans l’école (format PDF, 2Mo max.)
Une copie du rapport et de l’attestation de scolarité est à envoyer également au service international du rectorat de l’académie dont dépend l’établissement de l’élève.
